В компании «Новосибирскпродмаш» на определенном этапе поняли, что отстроенная система бюджетов и финансового управления больше не может строиться на таблицах Excel. С такой же проблемой столкнулись и в компании «Обувь России», когда начали выводить бизнес на федеральный уровень. Рано или поздно, по мере роста бизнеса, к этому приходят все компании: получение информации о финансовом состоянии как можно раньше, а в идеале – в режиме реального времени, начинает носить для них критический характер. Решить эту задачу можно путем автоматизации процесса бюджетного планирования и управления финансами.
Производитель оборудования для розлива напитков «Новосибирскпродмаш» пришел к необходимости внедрения автоматизированной системы управления финансами около трех лет назад. В компании существует несколько направлений деятельности, связанных с разработкой, производством, поставкой, запуском и технической поддержкой оборудования для бутилирования питьевой воды, розлива газированных и негазированных напитков, а также организации розничного бизнеса по розливу пива. «С управленческой точки зрения возникла необходимость оперативно контролировать бюджет по каждой службе и по каждому отделу компании, а не только по предприятию в целом, — вспоминает директор по ИТ ЗАО «Новосибирскпродмаш» Руслан Лебедев. — Плюс бюджет каждой службы необходимо было видеть в разрезе любого проекта и направления. Действующая на тот момент система 1С + Excel подобной оперативностью и детализацией, к сожалению, не обладала».
Руководство компании такая ситуация не устраивала. «В условиях прогрессивного роста была необходимость видеть финансовые показатели работы компании в режиме реального времени, а не с задержкой в 15–30 дней или даже больше, — добавляет руководитель финансово-экономического отдела компании «Новосибирскпродмаш» Юлия Боброва. — Это требовалось для эффективного управления компанией, возможности оперативного принятия решений в процессе оптимизации расходов, повышения производительности труда в каждом подразделении компании и т. д.».
С похожей задачей полтора года назад столкнулись в компании «Обувь России», когда масштабы деятельности начали принимать федеральный характер. Бизнес этой обувной компании построен на основе полного цикла, включающего производство, дистрибуцию и розничные продажи. Помимо этого, в компании есть три торговые марки: Emilia Estra, «Вестфалика», Фабрика обуви «Пешеход». «Работа по старинке в Excel для растущей компании, стремящейся к лидерству на рынке, уже не подходила, — рассказывает ИТ-директор ГК «Обувь России» Дмитрий Карпенко. — Перед нами стояла задача — усовершенствовать процесс планирования корпоративных финансовых ресурсов, упорядочить и ускорить сбор данных, упростить подготовку бюджетов разных уровней и бюджета предприятия в целом».
КОНТРОЛЬ ЗА РУБЛЕМ
Бюджетное управление в связанных таблицах Microsoft Excel сегодня ведут многие компании — это наиболее доступный с точки зрения затрат и необходимых для работы навыков инструмент. «Однако он применим только в небольших компаниях, где невысоки объемы баз данных, количество транзакций, взаиморасчетов с поставщиками и клиентами и т. д., — подчеркивает директор сибирского офиса компании «ИНТАЛЕВ» Марина Гуляева. — С ростом компании, когда появляются новые направления деятельности, растет штат и увеличиваются обороты, работать в таблицах Excel становится очень сложно. Во-первых, это очень трудоемко — процесс заполнения таблиц, который происходит вручную, занимает очень много времени. Во-вторых, высока вероятность появления и накопления ошибок». С помощью автоматизированной системы в единый баланс сводится все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и расходов. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений. «В результате возникает полная ясность того, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется», — подчеркивает менеджер по работе с заказчиками представительства SAP СНГ в Сибирском регионе Дмитрий Андикаловский.
Задач, которые решаются за счет автоматизации процесса бюджетирования, достаточно много. Одни из основных — обеспечение «прозрачности» финансовых потоков, повышение инвестиционной привлекательности, повышение финансовой устойчивости предприятия, обоснование тех или иных финансовых затрат и прочее. «Сейчас, несомненно, перед компаниями стоит задача контроля финансовой деятельности предприятия, например, при распределенной структуре компаний, — добавляет начальник отдела внедрения ERP-систем департамента разработки и внедрения информационных систем компании «Утилекс АйТи» (Новосибирск) Елена Кошкарова. — Особенно в условиях финансового кризиса актуальным становится прогноз движения денежных средств для планирования периодов с недостаточной ликвидностью и заблаговременного планирования источников закрытия дефицита ликвидности».
«Посредством автоматизированной системы управления финансами также можно планировать разные сценарии развития компании (например ее основных финансовых показателей), в зависимости от заданных величин, отражающих ее деятельность, моделировать свой результат, проводить анализ чувствительности к разным факторам», — рассказывает Марина Гуляева.
СЛОЖНЫЙ ВЫБОР
Выбирая программный продукт и партнера для реализации проекта, в компании «Обувь России» провели анализ различных решений для системы бюджетирования как отечественных, так и зарубежных производителей. На заключительном этапе рассматривали три продукта — решение на базе «1С: Предприятие 8.0», систему Cognos Enterprise Planning и решение от компании «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». «Все варианты достаточно сильно различаются как функциональными возможностями, так и стоимостью внедрения, — замечает Дмитрий Карпенко. — В результате мы остановили выбор на решении от «1С», поскольку реализация проекта на базе этой системы потребовала от нас меньших как трудовых, так и финансовых затрат. Система «1С» у нас уже была, сотрудники умели с ней работать, поэтому специально их обучать не требовалось. Кроме того, установка любой системы бюджетирования на другой платформе предполагает, что мы используем первичные данные, находящиеся в системе «1С». Перекачка информации из одной программы в другую создает дополнительные возможности для ошибок, чего можно было избежать».
В ЗАО «Новосибирскпродмаш» до внедрения автоматизированной системы бюджетное управление было организовано посредством таблиц Excel, акцент в которых был сделан на бюджеты в разрезе подразделений. «В основу бюджетного управления было заложено трансфертное ценообразование. То есть все взаимоотношения между подразделениями компании складываются исходя из рыночной стоимости услуг этих подразделений. Периодически мы проводим мониторинг этих услуг на рынке и вносим при необходимости корректировки. Это позволяет оценивать, какое из подразделений покрывает свои затраты, а также корректно распределить затраты функциональных подразделений по факту выполненных работ на каждое из направлений бизнеса, следовательно, это позволяет оценить их доходность. Но данная система взаимоотношений между подразделениями очень сложна для управления посредством Excel. Требовалось техническое решение для автоматизации системы бюджетного управления», — объясняет Юлия Боброва.
В самом начале проекта в ЗАО «Новосибирскпродмаш» был составлен обзорный финансовый план, в котором были обозначены цели, оценены примерные сроки реализации и определены необходимые ресурсы. «Прежде всего мы прописали то, как мы понимаем для себя процесс бюджетного управления и что мы хотим получить, автоматизируя его, — рассказывает Руслан Лебедев. — Получился достаточно объемный пакет документов с подробным описанием всех этапов бюджетного планирования, процессов, регламентов, отчетов и т. д. Опираясь на него, мы затем провели выбор программного продукта».
Сам выбор программного продукта происходил в течение нескольких месяцев, было проанализировано большое количество программных систем, различных производителей. «По одним продуктам представители сами отмечали слабость своего программного обеспечения в плане бюджетирования и не рекомендовали его приобретать только для этих целей. Другие не подходили на этапе нашего тестирования по уровню реализованного функционала, — продолжает Руслан Лебедев. — Но самая большая сложность всех систем состояла в интеграции с нашей учетной системой «1С: Предприятие 8.0». У всех программных продуктов интеграцию данных необходимо было делать при помощи программиста или с участием внедренцев. Экономист не мог самостоятельно настроить выгрузку новых движений, статей затрат или документов. Придерживаясь этих доводов, а также того, что на нашем предприятии должна быть единая информационная система, построенная на одной платформе, мы остановили свой выбор на решении «ИНТАЛЕВ», которое изначально настроено на тесную интеграцию с решениями «1С».
В компании «Обувь России» для внедрения системы привлекли внешних ИТ-консультантов (проектом занималась компания «ИнфоСофт»), в ЗАО «Новосибирскпродмаш» реализовали проект собственными силами. «Перед тем как принять окончательное решение о закупке системы, мы решили сначала организовать обучение ключевых специалистов, которые входили в рабочую группу проекта, — делится Юлия Боброва. — Тем самым мы убивали двух зайцев: с одной стороны, подробно ознакомившись с продуктом, мы смогли понять, насколько он отвечает нашим требованиям, а с другой — получили знания о том, как его внедрять самостоятельно, а также получили возможность объективно оценить свои силы. После обучения мы доработали свой собственный проект системы бюджетного управления, основываясь на специфике системы «ИНТАЛЕВ», применительно к той системе бюджетного управления, которая фундаментально у нас уже была создана. Внедрять систему было решено своими силами, что впоследствии позволило нам получить трехкратную экономию в стоимости всего проекта. Однако стоит заметить, что, несмотря на серьезную экономию, мы брали на себя очень большой риск получения отрицательного результата, внедряя систему самостоятельно. На такой шаг стоит решаться только в том случае, если есть четкая уверенность, что система удовлетворяет требованиям компании и настолько гибкая, что позволит любые изменения в бюджетной структуре компании с наименьшими усилиями переложить на программу. Помимо этого, нужны сильные ИТ-специалисты, готовые внедрить продукт. У нас проект по автоматизации системы бюджетного управления посредством ПО «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» занял девять месяцев».
Работы по внедрению системы бюджетирования в компании «Обувь России» были начаты в сентябре–октябре 2007 года, результатом стал запуск полноценной рабочей версии в августе 2008 года. «До этого было составлено подробное техническое задание с полным описанием механизмов согласования документов и особенностей работы каждого из отделов. Выполнены все рабочие настройки системы, связанные с обменом информацией между отделами и «1С». Проведено консультативное обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением», — рассказал Дмитрий Карпенко.
ИНФОРМИРОВАН — ЗНАЧИТ, ВООРУЖЕН
Один из главных эффектов автоматизации бюджетного управления в компании заключается в том, что топ-менеджмент и руководители структурных подразделений компании получают возможность следить в реальном времени за расходами, доходами и другими финансовыми показателями, а самое главное, оперативно получая эту информацию, управлять ими. Благодаря тому, что вся финансовая система компании автоматизирована, информацию можно рассматривать в самых разных разрезах: по видам деятельности компании, регионам ее присутствия, различных продуктовых брендов, магазинов и т. д. «Приведу пример, — замечает Марина Гуляева. — Среди наших клиентов есть строительная компания, бизнес которой начинался с одного направления — реставрации зданий, а сегодня включает в себя еще ряд видов деятельности. До автоматизации финансовой системы учет всех финансовых показателей происходил консолидированно по всем направлениям деятельности сразу, оценить финансовый «портрет» каждого из направлений было нельзя. Внедренная система бюджетного планирования позволила ввести планирование каждого направления, даже каждого объекта недвижимости, над которым работает компания. Появилась прозрачность — стали видны затраты, окупаемость, рентабельность и другие показатели каждого проекта в отдельности. По прошествии определенного времени работы компании в новой системе собственники увидели, что направление реставрации зданий вообще убыточно и от него необходимо избавляться».
«Руководители отделов теперь лучше понимают свои затраты и могут точнее их планировать, для них стало проще отследить долги и предоплаты прошлых периодов и правильно спланировать бюджет на следующий месяц, — перечисляет начальник отдела финансового анализа и бюджетирования ГК «Обувь России» Елена Губина. — Сотрудники с помощью внедренной системы заявок теперь всегда оперативно видят, оплачены ли их счета или планируемый срок оплаты. А директора и бухгалтеры обособленных подразделений в регионах вместо того, чтобы вручную в Excel делать фактические отчеты («Бюджет доходов и расходов», «Бюджет движения денежных средств»), теперь освобождены от этой рутинной работы. Кроме того, уменьшается вероятность ошибок и упрощается процедура план-фактного анализа. В итоге закрытие отчетности за предыдущий месяц занимает два–три дня. Таким образом, предприятие достигает двух целей — повышение оперативности и достоверность».
Считается, что только за счет четкого планирования и отслеживания план-фактных отклонений в автоматизированной системе бюджетного управления компаниям удается снизить расходы на 5–7%. Помимо этого, повышается прозрачность компании, появляется возможность повысить эффективность каждого из направлений. Увеличивается инвестиционная привлекательность.
«Для меня как для финансового сотрудника самый важный эффект от внедрения — это возможность получения фактических данных о финансовом состоянии компании в режиме реального времени, — делится Юлия Боброва. — Мы имеем возможность видеть свои прямые затраты и доходы от деятельности компании каждый день, в разрезе подразделений, направлений деятельности, а также проектов. Помимо этого, мы имеем возможность моделировать развитие ситуаций в зависимости от изменения ряда факторов внутренней и внешней среды».
«По прошествии трех месяцев эксплуатации системы нам удалось сократить сроки составления бюджетов, в том числе и благодаря наличию единых формализованных стандартов, — подчеркивает Елена Губина. — Раньше руководитель каждого отдела компании составлял собственный бюджет с помощью Excel, распечатывал его и сдавал в финансовый отдел. Там все данные снова вносились в тот же Еxcel, но уже в другом формате. Автоматизация бюджетирования позволила исключить проведение двойной работы. Аналогично и по сбору факта — если раньше приходилось формировать разные отчеты в «1С», потом вручную переносить информацию в Excel, то теперь и это происходит автоматически. Нам потребовалось только один раз настроить программы».
Автоматизированная система управления финансами может помочь компаниям снизить негативный эффект от финансового кризиса, который сегодня испытывает экономика. В первую очередь благодаря четкому контролю за финансовым состоянием компании менеджмент может максимально эффективно планировать ее деятельность исходя из новых условий. Можно сделать прогноз нескольких сценариев развития компании: оптимистичный, умеренный и пессимистичный, чтобы понимать, что будет с компанией в разных ситуациях.
«Контроль затрат, который выводится на новый уровень благодаря автоматизации финансового управления, — чрезвычайно важный для менеджмента инструмент в условиях кризиса. Нужно учиться заниматься операционными улучшениями своего бизнеса, а не только снимать сливки с рынка», — подводит итог Марина Гуляева.
WPBuild.Ru