Внедрить, нельзя помиловать!

    Профиль — технологии

    При внедрении в компании корпоративного программного обеспечения финансовая служба практически всегда автоматизируется в первую очередь. Именно это подразделение больше остальных нуждается в информационной системе, которая способна сводить все данные воедино, генерировать аналитику и отчеты для других подразделений компании, а также для внешних структур. На современном рынке доступно достаточно большое количество решений для компаний различных размеров и отраслей. Тем не менее при внедрении не обходится без осложнений, и систему постоянно приходится так или иначе дорабатывать.

    Очевидные выгоды

    Автоматизацию финансовой службы невозможно рассматривать изолированно от других участков проекта, финансы — ядро любого предприятия и центр проекта автоматизации. Поэтому сроки внедрения информационной системы в финансовой службе совпадают со сроками всего проекта и напрямую зависят от его объемов. К примеру, в компании «АлтайАгроПромСнаб» систему начали внедрять в 2000 году, и этот процесс так или иначе продолжается до сих пор. «Первоначально финансовый блок внедряли вместе со всей системой Microsoft Axapta в сентябре 2000 года и завершили в 2002 году, — рассказывает ИТ-директор «АлтайАгроПромСнаба« Андрей Стрыгин. — Было частично (из соображений экономии) закрыто направление бухучета. В 2007 году бухгалтерский модуль внедрен полностью, за исключением зарплатного блока».

    До внедрения комплексной автоматизированной системы в большинстве компаний наблюдается типичная ситуация. «Как правило, это «лоскутная» автоматизация, когда в компании параллельно функционируют сразу несколько систем, с которыми работают различные службы и подразделения. Чаще всего в компаниях используют приложения 1С, Best, Lotus, а также собственные программные разработки, — делится опытом руководитель департамента корпоративных информационных систем компании «СиТиГруп« Игорь Лачков. — Финансовые службы активно используют Microsoft Excel, куда выгружаются данные из остальных программ и где они каким-то образом сводятся и анализируются». Понятно, что об эффективном управленческом учете в такой ситуации говорить не приходится. Данные надо выгрузить, обработать. Зачастую таким образом отчетность за предыдущий месяц становится доступна только к середине или даже концу следующего. Если на предприятии существует система бюджетирования, задача усложняется еще больше. «До внедрения единой информационной системы многие жизненно важные бизнес-процессы в нашей компании были автоматизированы посредством не увязанных между собой различных программных продуктов. Такие важные составляющие, как состояние закупок сырья и материалов, управление товароматериальными ценностями, финансовое состояние предприятия, оставались вне информационного поля. Это существенно ограничивало возможности управления и представляло угрозу для дальнейшего роста компании в целом», — подтверждает начальник отдела бюджетирования компании «Новолит» Денис Линденблот.

    Главным итогом внедрения комплексного автоматизированного решения в таких компаниях становятся резкое повышение управляемости, снижение скорости принятия решений, увеличение информированности топ-менеджмента и как результат — принятие более обдуманных и обоснованных решений. Внедрение ERP-системы в «Новолите», отмечают в компании, позволило создать единое информационное пространство, улучшить качество обслуживания как частных клиентов, так и дилеров, оптимизировать закупки и работу склада, а также документооборот, повысить эффективность управления финансами. «Только автоматизация производства позволяет снизить себестоимость и повысить конкурентоспособность продукции на рынке. Благодаря внедрению Microsoft Axapta и ее интеграции с системой «Окна Новолит« мы устранили влияние человеческого фактора на качество продукции на этапе производства. Технологический процесс на 95% протекает без участия человека», — комментирует результаты проекта генеральный директор «Новолит« Станислав Барковский.

    А в компании «СЛК-Моторс» (официальный дилер нескольких автомобильных брэндов), внедрив автоматизированную систему в одном из своих дилерских центров — «Тойота Центр Новосибирск», — существенно ускорили поиск необходимых данных, подготовку аналитических срезов, автоматизировали систему подготовки отчетов различных подразделений. «Без автоматизированной системы работать с такими объемами информации просто невозможно, — подчеркивает заместитель генерального директора по финансам «СЛК-Моторс« Елена Гончарова. — Теперь в оперативном режиме мы можем посмотреть всю историю работы с клиентом с момента покупки им автомобиля, это сокращает время на обслуживание и дает сервисным консультантам полную информацию о техническом состоянии машины».

    Проблема выбора

    Выбор системы автоматизации — одна из первых проблем, с которыми сталкиваются компании на первоначальном этапе. Выбор системы в «АлтайАгроПромСнабе» проводился на основании тендера. В финал вышли «Парус» и Microsoft Axapta (сегодня — Microsoft Dynamics AX). Выбор в итоге был сделан в пользу последней компании, даже несмотря на существенную разницу в цене и огромные пробелы Axapta в части несоответствия российскому законодательству (на момент 2000 года). «Это была полноценная ERP-система, вдобавок она имела возможность сводного планирования бюджетов (закупок и продаж), чего не было у «Паруса«. Как показала практика, инструмент оказался незаменимым», — объясняет выбор своей компании Андрей Стрыгин.

    В «СЛК-Моторс» также достаточно серьезно подошли к вопросу выбора системы. Изучив опыт внедрения ERP-систем в дилерских центрах в других регионах, выбрали отечественный продукт, разработанный на платформе «1С: Предприятие 8.0« — «Альфа-Авто» (отраслевое решение специально для автодилеров). «Эта система помогает нам реализовать очень многие бизнес-процессы, которые характерны именно для нашей компании, для нашего бизнеса», — утверждает Елена Гончарова.

    К автоматизации финансовых служб компанию «Новолит» подтолкнуло наличие широкой сети дилерских представительств в Новосибирске и регионах, которая на сегодняшний день насчитывает уже более 160 партнеров. Уже в 2002 году стала очевидна тенденция к очень динамичному развитию компании на рынке, увеличивалось число дилерских офисов. «Кроме своего сбыта — корпоративного и частного, мы имеем широкую дилерскую сеть от Магадана до Дальнего Востока, — комментирует ситуацию технический директор компании «Новолит« Александр Сибиряков. — Такие объемы в части производства и контроля накладывают определенные обязательства, поэтому в свое время мы сделали выбор в пользу автоматизации бизнес-процессов на базе Microsoft Axapta».

    Преодолеть сопротивление

    Одной из типовых проблем при автоматизации бизнеса считается определенный консерватизм персонала. В системах, существовавших до реализации проекта автоматизации, могла быть абсолютно другая логика. В силу привычки она стала для сотрудников понятной и близкой. Настолько близкой, что в первое время они крайне настороженно относятся к автоматизированной информационной системе. «Кроме того, нововведения на первых этапах повышают нагрузку на финансистов предприятия. Им приходится делать двойную работу, вести учет в новой и старой системах. В этом случае крайне важна личная заинтересованность первого лица предприятия, который должен стать своего рода идейным вдохновителем для сотрудников. Это позволяет снять многие вопросы, отыскать оптимальные схемы мотивации персонала и в целом определить успех проекта», — убежден Игорь Лачков.

    Руководство «АлтайАгроПромСнаба» при внедрении ERP-системы также столкнулось с достаточно серьезным недовольством своих сотрудников. Персонал первоначально воспринимал ее настороженно, а затем перешел в открытое противостояние. Дело в том, что бухгалтерия компании работала еще со времен СССР, ее сотрудники привыкли к пятилетним планам. «Западные же системы на первое место ставят оперативность и точность, тогда как удобство отодвигается на второй план. Прежняя самописная система была построена с учетом пожеланий бухгалтерии — удобство в первую очередь. В результате, работая в новой системе, бухгалтеры терялись — большое количество закладок и окон вызывало настоящий страх. Забывали путь к той или иной таблице и так далее», — вспоминает господин Стрыгин.

    Справиться с проблемой в итоге помогла решительность руководства, которое понимало очевидные выгоды от внедрения системы и необходимость идти до конца.

    «Персонал и сейчас время от времени жалуется на систему, — утверждает Андрей Стрыгин. — Но наш анализ говорит, что ошибок в системе практически нет, а все проблемы происходят в основном по вине пользователей: забыли заполнить форму или некорректно ввели данные«.

    В компании «СЛК-Моторс» очень серьезное внимание уделялось информационной безопасности. Для этого было применено многоуровневое ограничение прав доступа. «В нашей системе недопустимы никакие исправления без согласования с вышестоящим руководителем, что, с одной стороны, существенно повышает общую информационную безопасность, но с другой — загоняет сотрудников в рамки, — сетует начальник отдела ИТ компании «СЛК-Моторс« Андрей Ковалев. — Определенная часть изменений может проходить только при согласовании с главным бухгалтером, и если такого согласования нет, то внести изменения не может ни одна из служб».

    Сделай сам

    Внедрение автоматизированной системы практически в любой компании не обходится без доработок и «подгонки« системы под конкретные нужды предприятия. На стадии тестирования, а затем и опытно-промышленной эксплуатации выявляется до 80% ошибок. Остальные погрешности системы обнаруживают в процессе использования. Через год-два из-за разрастания баз данных выявляются дополнительные неудобства, которые также приходится устранять. Именно эти причины приводят многие компании к мысли о необходимости отдать весь процесс внедрения на откуп внешним консультантам. Либо на местах формируется собственная команда, цель которой — сопровождать систему все время ее жизни.

    Внедренная в «СЛК-Моторс» ERP-система претерпела существенные изменения. «Материнская» система не могла всесторонне отразить все бизнес-процессы предприятия. Для этого в компании было решено создать собственный штат программистов. «На первоначальном этапе мы разработали и прописали все бизнес-процессы, взаимоотношения и регламенты нашей компании, а затем на базе этой информации поставили задачи своему ИТ-отделу изменить систему таким образом, чтобы она полностью соответствовала нашей структуре, — вспоминает Елена Гончарова. — Собственный штат программистов постоянно участвует в процессе внедрения, дорабатывая и изменяя конфигурацию системы».

    Внедрением системы Axapta в «АлтайАгроПромСнабе» сначала занимался интегратор — компания «Байт». Затем компания-пользователь перешла к самостоятельному внедрению. Костяк ИТ-отдела «АлтайАгроПромСнаба» составили специалисты того же «Байта». «Самое главное в отношениях команд интегратора и заказчика — человеческие отношения между консультантами — чтобы расхождения в видении, каким должно быть внедрение, не превращались в межличностные конфликты. У нас были случаи, когда просили сменить консультанта. Чтобы такого не происходило в дальнейшем, организовали еженедельные собрания команд, где все проблемы коллективно обсуждались, что позволило избежать таких инцидентов», — рассказывает Андрей Стрыгин. «Проблемы в ходе проектов автоматизации решаются известными стандартными методами. Основной метод — вынесение спорных вопросов на обсуждение управляющего комитета, в состав которого входят представители предприятия и подрядчика. Многое здесь зависит от профессионализма и опыта консультантов, а также руководителя проекта, поскольку проблемы лучше предотвращать, чем решать их в экстренном режиме», — убежден Игорь Лачков.

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ