Бумажный документооборот отнимает у любого предпринимателя много сил, времени и средств: эксперты оценивают стоимость одного комплекта документов (изготовление, согласование и доставку) в 150 рублей — без учета потраченного на это времени. Сегодня эти затраты можно сократить при помощи современных технологий: переход на электронный документооборот дает экономию более чем в 20 раз.
Что дает ЭДО
Пользоваться электронным документооборотом могут все отрасли, включая госструктуры. Ограничений по масштабу тоже нет: понятно, что ЭДО ускоряет принятие решений и в итоге повышает маржинальность бизнеса. Но в первую очередь переход на «безбумажное делопроизводство» снижает затраты на расходные материалы и логистику минимум в 20 раз, до 7 рублей за документ.
Помимо оптимизации расходов, ЭДО дают хорошую экономию рабочего времени. Аналитики подсчитали, что после замены бумаги на «цифру» компании, работающие, например, в сфере ИТ и телекоммуникаций, смогут в шесть раз ускорить поступление платежей и на 88% сократить процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и розничная торговля, в свою очередь, получают возможность вдвое увеличить спектр услуг для географически удаленных клиентов.
И это еще не все бонусы ЭДО: одновременно вполовину (!) снижается количество ошибок, возникающих при ручном вводе данных. Такое повышение качества работы позволяет, например, предприятиям ТЭК и автомобильной промышленности втрое сокращать время на отслеживание транспортировки документов, на 40% быстрее идет корректировка деловой переписки в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.
ЭДО позволяет с использованием электронных подписей обмениваться любыми юридически значимыми документами, и их содержание воспринимается как подлинное. Обмениваться данными можно как внутри компании, так и с внешними клиентами, поставщиками и контрагентами. В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов. Для безопасности все документы, пересылаемые через систему ЭДО, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации. Это исключает возможность утечки данных.
Где взять ЭДО
На рынке появляется все больше продуктов в сфере ЭДО, которые в том числе предлагают телекоммуникационные операторы. Так МТС уже получили паспорт оператора ЭДО на свою систему. Оператор предоставляет услугу без посредников и не передает данные пользователей третьим лицам и другим компаниям. МТС разработала свой продукт, протестировав его на собственной инфраструктуре и стала первым участником рынка телекоммуникационных услуг, который отказался от использования партнерских решений по ЭДО. В компании отметили, что внедрение собственной системы ЭДО позволит оператору занять в среднесрочной перспективе до 15% формирующегося рынка цифрового документооборота и увеличит долю доходов, получаемых МТС не от оказания «классических» телекоммуникационных услуг.
Эксперты отмечают, что при выборе системы ЭДО необходимо учитывать, что она должна быть сертифицирована в Федеральной налоговой службе. Система ЭДО МТС разработана с учетом новых требований ФНС РФ, вышедших в 2016 и 2017 годах, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование электронного документооборота. Обновление компонентов системы происходит удаленно и не требует от клиентов дополнительных усилий. А обмен документами происходит через универсальный интерфейс по защищенным каналам связи. Важно, что система ЭДО от МТС может работать вместе с текущей системой электронного документооборота клиента либо полностью заменить ее, что может быть актуальным для малого и микробизнеса. Доступ в систему через Интернет можно получить из любой точки мира.
Стоимость услуги при переходе на ЭДО будет зависеть от общего количества переданных документов. При средней цене на отправку одного документа 7 рублей существуют пакетные предложения, позволяющие снизить ее до 3 рублей.
На правах рекламы
WPBuild.Ru