Стоит ли переходить на аутсорсинг бизнес-процессов (BPO)? Плюсы, минусы и подводные камни

#20yearscolemanservices 

Очень часто компании достаточно настороженно относятся к аутсорсингу — передаче своих бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание компании-провайдеру. В этой колонке мне бы хотелось поговорить об аутсорсинге HR-функций, плюсах и минусах такого подхода.

Стоит отметить, что аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) уже давно не является новой услугой на российском рынке. Это направление активно развивается, и все больше компаний обращаются к этому инструменту решения своих бизнес-задач.

Давайте разберемся, что включает в себя аутсорсинг бизнес-процессов и для чего компании прибегают к данной услуге, если можно вполне успешно справляться со своими бизнес-процессами самостоятельно.

Обычно под аутсорсингом бизнес-процессов понимают передачу неключевых функций: кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, бухгалтерский учет, административные функции и так далее. Все перечисленные бизнес-процессы являются достаточно трудозатратными, и менеджмент организации вынужден тратить большое количество времени на их реализацию. Поэтому один из самых больших плюсов аутсорсинга — это высвобождение времени на решение ключевых задач, что очень важно в условиях современного бизнеса.

Компания передает провайдеру управление своими HR-процессами, а он в свою очередь осуществляет всю работу, неся полную ответственность за процесс.

Приведем пример из нашей практики: ведущая IT-компания, которая активно развивает свой бизнес в России и расширяет свою региональную сеть, обратилась за услугой аутсорсинга подбора линейного персонала. Клиент поставил непростую задачу — поиск и подбор сотрудников для своих офисов в 19 городах России. Среди позиций — программисты, специалисты по технической документации, Q&A менеджеры, различные специалисты инженерного направления. В процессе подбора было укомплектовано 70% штата клиента, итоговая численность персонала составила более 400 человек. Штат был полностью укомплектован за четыре месяца совместной с клиентом работы.

Таким образом, компания, доверив задачу профессиональному провайдеру, в кратчайшие сроки сумела реализовать намеченные цели.

Итак, плюсы аутсорсинга вполне очевидны:

• провайдер несет ответственность за весь процесс;
• провайдер, как правило, является экспертом в той или иной операции, поэтому имеет хорошо отлаженные бизнес-процессы, а также обладает передовыми технологиями (софт, оборудование, опыт);
• компания-заказчик может высвободить ресурсы на решение своих ключевых задач;
• зачастую в подобных проектах применяется фиксированная стоимость услуг, что позволяет четко планировать расходы.

Но очень часто бывает так, что в процессе работы над проектом запрос, с которым пришел клиент, меняется, а значит, изменяется и состав оказываемых услуг. Как правило, такое случается при переходе от оказания одной услуги к осуществлению комплексного взаимодействия с клиентом по нескольким направлениям в зависимости от его потребностей.

Например, клиент приходит за подбором персонала, а потом передает провайдеру функции администрирования персонала целиком или бухгалтерское сопровождение.

Именно так и получилось с нашим клиентом — IT-компанией, о взаимодействии с которой упоминалось выше.

В процессе работы стало понятно, что потребности клиента не ограничиваются только подбором. В итоге совместно с заказчиком был подробно проработан финальный состав оказываемых услуг:

• подбор технического и IT-персонала;
• кадровое администрирование персонала;
• расчет и выплата заработной платы и дополнительных выплат сотрудникам;
• выплата налоговых и иных обязательных выплат в соответствии с законодательством РФ;
• организация прохождения сотрудниками предварительных и периодических медосмотров;
• обучение сотрудников охране труда, электронной безопасности, высотным и верхолазным работам, ПТМ;
• предоставление сотрудникам спецодежды, специального снаряжения.

Отдав все вышеперечисленные функции на аутсорсинг, компании удалось не только выиграть время, но и сэкономить. Давайте разберемся почему? Во-первых, работник, который числится в штате компании, в данном случае кадровик или HR-менеджер, обходится ей дороже, так как немалые средства тратятся на содержание рабочих мест, уплату налогов, на заработную плату. Кроме того, компания больше не сталкивается с такими вопросами, как прием на работу, увольнение, отпуск, больничный, и может получить профессиональную поддержку в любой необходимый момент.

Возникает вполне закономерный вопрос: каким компаниям подойдет услуга аутсорсинга бизнес-процессов?

BPO будет интересен следующим компаниям:

• компаниям, заинтересованным в сокращении издержек на отдел кадров и бухгалтерию;
• небольшим компаниям, которым невыгодно содержать специалиста, отвечающего за те или иные бизнес-процессы;
• компаниям-стартапам;
• компаниям, которые имеют территориально-распределенную структуру;
• компаниям, которые имеют сложную систему расчета заработной платы;
• крупным компаниям с разнообразными направлениями бизнеса, которым требуется универсальный кадровик;
• компаниям, которые готовятся к проверке или только что прошли проверку надзорными органами.

Минусы и подводные камни аутсорсинга бизнес-процессов

Основная сложность, связанная с аутсорсингом, — это выбор надежного провайдера. В этом аспекте стоит ориентироваться на репутацию компании, ее опыт успешной реализации проектов, отзывы. Кроме того, аутсорсинг BPO будет несколько дороже аналогичных услуг, и связано это прежде всего с тем, что провайдер полностью берет на себя ответственность за реализацию проекта, а также отвечает за риски и затраты.

Также при внедрении BPO подготовительный этап может занять значительное количество времени (в зависимости от объема задачи, уровня сложности и особенностей проекта).

Итак, можно с уверенностью констатировать: аутсорсинг HR-функций значительно упрощает жизнь бизнеса в современных реалиях. Передача отдельных бизнес-функций профессиональному провайдеру помогает не только сэкономить время и деньги, но и оградить компанию от «головной боли», связанной с решением второстепенных задач, которые сильно отвлекают менеджмент от решения стратегических вопросов.

Однако важно очень внимательно подойти к выбору провайдера, руководствуясь прежде всего его репутацией на рынке и успешным опытом реализации аутсорсинговых проектов.