Какие юридические риски угрожают предпринимателям, как обезопасить себя от них и что лучше: юридическая служба внутри компании, или на аутсорсинге?
Проблемы и риски
«КС» решил разобраться, какие юридические риски угрожают предпринимателю и что нужно предусмотреть при запуске и дальнейшем ведении бизнеса?
По мнению экспертов, первое, что нужно делать ─ понять собственный бизнес, осуществляемый вид деятельности, структурировать и описать бизнес-процессы в нем. А уже по результатам пообщаться с экспертами на предмет выявления слабых, уязвимых мест и возможным мерам по их защите.
Важным на начальном этапе является и определение своей роли в бизнесе. «Объем рисков физического лица, которое выступает фактическим владельцем бизнеса, значительно зависит от того, в какой роли оно выступает: например, исключительно инвестор (пассивный владелец доли), генеральный директор (главный менеджер), либо все вместе», ─ говорит руководитель группы юридических услуг аутсорсинговой компании «Интеркомп» Иван Катышев.
Пассивный участник принимает минимум рисков и, как правило, не может потерять больше, чем изначально вложил в бизнес. Зато генеральный директор несет максимум рисков, в том числе целый спектр рисков уголовной ответственности, а также ответственности перед обществом и участниками общества за свои действия от имени общества. Как правило, начинающие предприниматели выступают одновременно и инвесторами, и директорами созданных ими обществ.
Его поддерживает управляющий партнер юридической компании «Генезис» Артем Денисов: «Создаваемые бизнес-структуры должны сразу же выбрать свою организационную форму предприятия — АО, ООО, ИП, хозяйственное партнерство. От этого зависит порядок и стоимость регистрации и особенность их ликвидации».
Очевидно, что для защиты бизнеса от юридических рисков предприниматель вынужден выстраивать соответствующую систему правовой защиты в своей компании. Но с какими главными проблемами сталкиваются предприниматели при выстраивании юридической службы в своем бизнесе?
«Во-первых, отсутствие времени на поиск максимально подходящего специалиста (специалистов), ведь бизнес уже работает, и его нужно сопровождать. Во-вторых, иное видение бизнеса клиента его внутренним подразделением, ─ перечисляет ключевые проблемы руководитель юридической фирмы «Ветров и партнеры» Виталий Ветров. ─ В-третьих, это управление подразделением, начиная от организации рабочего места, времени и заканчивая повышением уровня специалистов, создания условий для их профессионального и личностного роста». Четвертая проблема – отсутствие у руководителя, как правило, компетенций в области права, в сфере юридической практики. «Подобное влияет на адекватность верной оценки ресурса в виде юридической службы, его эффективное использование», ─ считает Виталий Ветров.
Говоря об основных ошибках, которые допускают предприниматели при выстраивании юридической службы, партнер, руководитель офиса группы правовых компаний ИНТЕЛЛЕКТ-С в Новосибирске Анна Шумская отмечает, что самый распространенный вариант ─ «вот заболит, тогда и полечим». «Увы, это бич нашего малого и среднего бизнеса, все еще имеющего достаточно низкую правовую культуру», ─ признает эксперт. По ее мнению, начинающий предприниматель, решая создать собственное дело, в идеале, должен обдумать и принять решение по целому ряду вопросов, от которых будет зависеть будущее и жизнеспособность его детища. В том числе – финансирование проекта, распределение бюджета расходов на создание и постановку бизнес процессов.
«Зачастую, в начале пути, предприниматели не закладывают на оплату услуг юристов какого-либо финансирования, или делают все минимальными средствами по минимальному пакету услуг (в лучшем случае). Результатом таких действий будет получение системных ошибок деятельности, которые могут быть фатальными. Таким образом, основная ошибка — отсутствие юриста на стадии создания компании и на стадии выстраивания бизнес-процессов», ─ уверена Анна Шумская.
Не менее опасные ошибки ─ попытка делегировать решение всех правовых задач одному специалисту, и попытка силами одного внутреннего юриста решить проблему некомпетентности и неверных решений его предшественника.
В штате или на аутсорсе?
Определившись, что решать юридические задачи так или иначе придется, мы переходим к следующему вопросу – а как это сделать? Выстраивать собственную юридическую службу, или обратиться к профессионалам? В чем плюсы и минусы юридической службы на аутсорсе и внутри компании? В каких ситуациях выгоднее одно, а в каких — другое?
Как говорит Виталий Ветров, ответить однозначно на эти вопросы сложно. «Я бы рекомендовал начать с задач и ожиданий от работы юридической службы, соответствия ресурсов решению задач и получения желаемого результата. Это позволит оценить «цену решения каждой задачи». Возможно, что в некоторых случаях при постоянных, однотипных несложных ситуациях, не требующих от юридической службы особых знаний и навыков, внутренние (штатные) юристы будут лучшим выбором. И другая ситуация, когда возникший вопрос является узким, крайне сложным и редким. Тогда точно стоит идти к компаниям с приемлемым и адекватным опытом и навыками», ─ считает собеседник «КС».
Как считает руководитель практики «Коммерческое право» юридической компании Rights Алена Абрамович, построение юридической службы в компании зависит напрямую от вида ее деятельности, а также от того, является организация крупной или же относится к субъектам малого и среднего предпринимательства. «В первом случае, когда компания осуществляет деятельность в значительных масштабах, наличие внутренней юридической службы необходимо, поскольку требуется постоянное присутствие «своих» юристов, которые больше погружены в бизнес компании и знают её отраслевые особенности (например, в сфере энергетики или строительства)», ─ отмечает Алена Абрамович.
По опыту эксперта, юристы на аутсорсинге, как правило, в меньшей степени ориентированы на развитие бизнеса. «Однако ввиду того, что на разных этапах развития бизнеса необходимый объем правовой поддержки отличается в разы, держать большой штат юристов нерентабельно, а решение всех правовых вопросов одним или двумя специалистами несет в себе большие риски. В настоящее время передача ряда проектов компании на аутсорсинг уже не является чем-то феноменальным на рынке, а считается стандартной бизнес практикой», ─ считает собеседница «КС».
Также Алена Абрамович отмечает, что юридический аутсорсинг возможен и при наличии собственной юридической службы – чаще всего такая ситуация возникает, когда внешним консультантам передаются нестандартные вопросы, с которыми разобраться юристу без специальных знаний тяжело, или же когда требуется оценка уже принятых решений и экспертное второе мнение. «Сегодня появляется практика, когда в крупных компаниях в качестве советников также выступают члены совета директоров. В рамках комплексной правовой поддержки бизнеса юриста по аутсорсингу можно пригласить на переговоры с поставщиками, подрядчиками или иными контрагентами, а также на внутренние встречи в офисе, на собрания акционеров и т.д. Квалифицированная юридическая поддержка выступает системообразующим элементом в развитии любой успешной компании», ─ отмечает Алена Абрамович.
В свою очередь Иван Катышев добавляет, что как правило, собственная юридическая служба обходится дешевле, кроме того, она быстрее обрабатывает запросы. «Однако при этом очень часто страдает ее качество и объективность, поскольку юрист имеет большой объем запросов и напрямую зависит от директора. Основной плюс аутсорсинга, который в случае с юристами, как правило, означает использование юридического консалтинга – высокое качество работы, которое объясняется колоссальным опытом консультантов в аналогичной работе с другими клиентами», ─ говорит эксперт. По его мнению, более высокая стоимость услуг многократно компенсируются тем объемом денежных средств, которые были сэкономлены или получены в ходе их работы.
По словам Ивана Катышева, эффективным может быть одновременное наличие небольшого штата юристов, справляющегося с повседневными задачами организации, и привлечение внешних специалистов для работы над важными задачами для организации, как например, открытие нового совместного предприятия, открытие завода, ведение существенного судебного спора, переезд офиса и т.д. «Во всех этих процессах юристы максимально вовлечены в бизнес – процесс и направляют его в нужное русло», ─ рассказывает Иван Катышев.
Артем Денисов рассматривает этот вопрос с такой точки зрения, что «заработная плата юриста со средним опытом (3 года) и средними знаниями на рынке труда — 30 000 рублей. Юристы, которые выполняют трудовые обязанности за вышеуказанное вознаграждение, отличаются такими особенностями, как, в большинстве случаев, небольшой или узкоспециализированный опыт работы, и «зашоренность», которая неизбежно появляется у работника в силу однородности юридических задач».
При этом процесс трудовых отношений со штатным юристом имеет свои особенности. «Во-первых, можно возложить на него дополнительные обязанности, что позволит сэкономить на заработной плате — плюс, но очень сомнительный. Во-вторых, по прошествии года работник потребует повышения заработной платы или покинет фирму (проверенная годами практика для таких специалистов). В-третьих, есть обязанность нести дополнительные затраты, предусмотренные трудовым законодательством: уплата ЕСН, отпускных, больничных и др. В-четвертых, нужно оборудовать рабочее место, обеспечить сотрудника литературой и правовыми базами, обеспечить регулярное повышение квалификации», ─ поясняет эксперт.
Кроме этого, штатный юрист может заболеть, уйти в отпуск, неожиданно уволиться. Еще один нюанс связан с соблюдением коммерческой тайны: «Штатный юрист может нарушить коммерческую и служебную тайну, перейти к конкурентам. При этом размер взыскания причиненных убытков работником ограничен трудовым законодательством, и они не могут быть возмещены в полном объеме».
Анна Шумская считает, что выгоднее заключить договор с юридической фирмой в сравнении с затратами на собственный юридический отдел: «Хороший юрист должен постоянно практиковаться, участвовать в судебных заседаниях, чтобы сохранить квалификацию. На обычном предприятии практиковать в разных сферах достаточно сложно из-за большого объема текущих дел, которыми любят загружать юриста и которые к юридической работе имеют лишь отдаленное отношение, да и судебных дел не так много, чтобы сохранить квалификацию на должном уровне. В связи с этим, обращение за помощью к юристам специализированных организаций является наилучшим выходом из ситуации».
С чего начать?
Как выстроить «с нуля» систему юридической защиты начинающему предпринимателю, и как она будет эволюционировать по мере роста компании?
Виталий Ветров советует нанять для выстраивания защиты экспертов. «Либо тех, кто эту самую защиту будет предоставлять, либо тех, кто сможет организовать работу специалистов. Причем я бы рекомендовал проводить периодический аудит существующей системы и оценивать ее не только на предмет соответствия выполнению текущих задач, но и возможности выполнить будущие», ─ отмечает Ветров.
Артем Денисов советует сразу начать с аутсорсинга: «Подобрать грамотного юриста довольно-таки сложно, поэтому самым низкозатратным вариантом для стартапа будет найти юридическую компанию и обслуживаться по тарифному плану на абонентской основе. Как правило, тариф несколько ниже зарплаты штатного юриста, а над проблемой заказчика работает специалист в этом вопросе из числа сотрудников юридической компании».
При этом, недостаточно просто нанять юриста и решить, что вы создали юридическую службу в компании. «В любой профессии есть различные категории сотрудников — от исполнителей до руководителей. Простой юрист не будет знать тактику и последовательность построения юр. отдела и сможет что-то упустить. Точно так же сталевар не знает технологического процесса производства стали и его связи с процессом ее реализации», ─ подчеркивает Анна Шумская.
При построении юридического отдела в компании в самом начале необходимо провести ряд юридических экспертиз: полную экспертизу видов деятельности иэкспертизу всех существующих обязательств и целей собственников бизнеса, и только потом идет процесс выявления рисков.
Анна Шумская предлагает «условный схематичный минимум» для построения юридического отдела, который состоит из следующих этапов: экспертиза фактических видов деятельности, экспертиза существующих обязательств и целей, выявление рисков, деление сфер и задач, определение приоритетных направлений, определение планов работы по каждому из направлений.
Каковы основные показатели эффективности работы юридической службы внутри компании, и как проверить эффективность юридической компании на аутсорсинге?
Как говорит Виталий Ветров, это зависит от того, что означает эффективность, и будет ли являться эффективность единственным критерием оценки работы. «А куда деть в этом случае уровень удовлетворенности клиента? Иногда бывает, что судебное дело проиграно, но клиент все равно остается довольным результатом работы. Почему? Потому как оценивает не только результат, но и процесс, и то, кто и как осуществлял этот процесс», ─ подчеркивает Ветров.
Если же вернуться к эффективности в стандартном ее понимании, то первое, что рекомендует эксперт ─ введение KPI. Правда, в них стоит учитывать разные факторы, в частности, вид деятельности компании, ее контрагентов, виды сделок. «Например, возможные такие KPI, сумма предъявленных требований к компании, сумма поданных требований к Компании, средний срок удовлетворения требований клиента, процент удовлетворения требований клиента, размер наложенных административных штрафов за квартал, и.т.д».
Иван Катышев рекомендует привлекать для проверок сторонних экспертов, поскольку проверить эффективность работы юриста достаточно сложно, хотя бы по той причине, что для такой проверки самому нужно быть экспертом в юриспруденции. «Один из способов такой проверки – проведение периодических проверок деятельности текущего юриста привлеченным юристом – консультантом. Стандартная проверка работы специалиста – «по результату» — для юриста не подходит, поскольку не из всех правовых проблем возможно выйти победителем, однако в случае, если юрист правильно разъяснил суть ситуации, помог минимизировать издержки и выйти из проигрышной ситуации с минимальными потерями, такой результат также следует признать положительным», ─ отмечает эксперт.
«Показатели эффективности зависят от первоначальных видов деятельности компании и могут диаметрально варьироваться. От отсутствия неурегулированных судебных споров («Лучший суд — недоведенный до суда»), до фактического взыскания плановых показателей по существующим обязательствам (юристы МФО)», ─ отмечает Анна Шумская и подчеркивает, что подходы к определению KPI у юристов-инхаусов, работающих в юридических службах на предприятии, и юристов, осуществляющих свою деятельность через юридический консалтинг, будут существенно различаться.«Это вызвано тем, что все юридические фирмы целью своей деятельности ставят максимизацию доли прибыли на каждого сотрудника, повышение эффективности и качества услуг, оказываемых клиенту, а также рост клиентской базы. В то же время, цели бизнеса, интересы которого обслуживает юрист-инхаус, могут быть различны в каждом отдельном случае и подчинены другим целям, как то: сохранение активов, строительство инфраструктурных объектов, поддержка систем жизнеобеспечения и т.д. При этом главной задачей юридической службы будет являться предупреждение и нейтрализация правовых рисков ведения бизнеса, глобальной целью которого все равно является извлечение прибыли», — отмечает собеседница «КС».
При этом Анна Шумская подчеркивает, что далеко не всегда результат судебного процесса объективно зависит от самого юриста. Это зависит и от характера спора, и судебной практики, и позиций конкретного судьи, и активности противоположной стороны в споре, и.т.д. Поэтому устанавливать какой-либо показатель результативности работы судебного юриста в зависимости от положительных решений представляется не вполне объективным. «Количество и характер судебных споров также не всегда зависит от юриста. Суммы взысканных средств, опять же, не всегда объективный показатель, так как при несопоставимых взысканных суммах могут быть практически бесспорные дела, а могут быть сложнейшие процессы, меняющие судебную практику. Значимость и прецедентность каждого судебного дела для деятельности заказчика или работодателя юриста также сложно использовать как фактор KPI. Именно поэтому, в качестве универсального KPI юриста, по моему мнению, можно назвать коэффициент удовлетворенности правовой поддержкой со стороны клиентов и внутренних заказчиков, если оценка удовлетворенности регулярно проводится», ─ поясняет Анна Шумская.
Вместе с тем, в любом случае, конечная цель подрядчика – отсутствие проблем у клиента. «Достигается эта цель, начиная с грамотной договорной работы и проработкой выборов контрагентов и заканчивая эффективным исполнением судебных актов», ─ резюмирует Артем Денисов.
ТОЧКА ЗРЕНИЯ
Специально для «КС» партнер, руководитель офиса группы правовых компаний ИНТЕЛЛЕКТ-С в Новосибирске АННА ШУМСКАЯ привела свой вариант измерения наиболее очевидных показателей KPI как для юридических фирм, так и для штатных сотрудников.
КPI юридической фирмы:
— Количество закрытых часов в рамках биллинга по клиенту, их соотношение с реально затраченными часами;
— Размер выручки на юриста и партнера;
— Своевременность учета отработанных часов по клиенту;
— Своевременность информирования клиента о прогрессе по его делам и проектам;
— Скорость подготовки правовых заключений и консультаций клиентов.
КPI юридического отдела:
— Процент успешно урегулированных в досудебном порядке претензий контрагентов;
— Процент выигранных дел в суде;
— Снижение требований по заявленным к предприятию судебным искам (соотношение заявленной суммы и присужденной, в %);
— Замедление сроков рассмотрения входящих исков (т.н. «затягивание» процесса);
— Отсутствие выявленных в ходе проверок (аудиторской, ревизионной или со стороны государственного органа) ошибок в документах, которые привели к нарушениям и неоспариваемым штрафам;
— Время ответа на запросы внутренних заказчиков;
— Своевременность согласования договоров (если сроки согласования регламентированы) — план/факт (в %);
— Своевременность информирования заинтересованных сотрудников об изменениях в законодательстве;
— Доля расходов юридического отдела в бюджете компании.
WPBuild.Ru