Как выстроить бухгалтерию «с нуля»?

Что лучше: бухгалтер в штате или бухгалтерия на аутсорсинге, в чем плюсы и минусы каждого из вариантов и как выстроить бухгалтерию начинающему предпринимателю?

Давайте начнем с глобального философского вопроса: для чего создается бизнес? Чтобы получать прибыль? Нет. Чтобы создавать что-то ценное и значимое? Нет. Чтобы оживить экономику страны? Тем более нет. Бизнес создается для того, чтобы вовремя сдавать все отчетности! Такое мнение, во всяком случае, может сложиться после общения с надзорными органами, например, налоговой службой. И с этим необходимо жить. Как? Именно в этом решил разобраться «КС».

Проблемные зоны

О том, что бухгалтерия не зря порой навевает на молодых предпринимателей суеверный ужас, говорит руководитель департамента финансового аутсорсинга компании «Интеркомп» Светлана Золотарева: «Ни для кого не секрет, что наше законодательство в области бухгалтерского и налогового учета сложное и запутанное. Справочно-правовые системы «Гарант» и «Консультант Плюс» содержат целые разделы правовых неопределенностей по многим вопросам бухгалтерского и налогового учета — в первую очередь по налогам на прибыль и на добавленную стоимость. Все эти правовые неопределенности, другими словами — нечетко прописанные правила бухгалтерского учета и налогообложения — риски штрафных санкций и судебных процессов, с которыми может столкнуться любой предприниматель в своей финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому профессионализм учетных работников имеет первостепенное значение».

При этом эксперт выделяет ряд проблем, которые неизбежно стоят перед предпринимателем при выстраивании системы бухгалтерии. Первая из них — это подбор за приемлемые деньги квалифицированного персонала, который всегда в дефиците, и определение уровня профессионализма будущего сотрудника. «Предприниматели в большинстве своем не разбираются в бухгалтерском и налоговом учете и не могут самостоятельно подобрать грамотного специалиста. Вместе с тем цена ошибки высока. Размер штрафных санкций при ошибке бухгалтера может иметь для фирмы фатальные последствия», — поясняет эксперт.

Третья проблема — финансовая ответственность сотрудника, допустившего ошибку. «С одной стороны, по ТК РФ ответственное лицо в случае причинения материального ущерба несет ответственность в размере одного минимального размера оплаты труда, с другой — этого явно недостаточно, и получить возмещение можно только через суд, что сводит шансы на возмещение практически к нулю, поскольку собрать доказательства вины будет крайне затруднительно. При таком размере компенсации судебный процесс становится экономически бессмысленным», — отмечает Светлана Золотарева.

Помимо всего выше перечисленного, при росте количества сотрудников бухгалтерии перед предпринимателем встанут вопросы оптимизации и оценки эффективности деятельности финансового подразделения. «Это будет четвертая сложность, которая, как показывает практика, является самой труднопреодолимой при осуществлении учетных функций собственными силами. Для большинства предпринимателей бухгалтерия является «черным ящиком», а учетные работники не всегда заинтересованы в прозрачности своей деятельности. В такой ситуации описать процессы, нормировать труд и оптимально распределить работы между специалистами без посторонней помощи не получится».

Как резюмирует эксперт, главными проблемами при выстраивании бухгалтерии в своем бизнесе будут подбор квалифицированных кадров, оптимизация и риски финансовой ответственности. По ее словам, эти проблемы способен решить аутсорсинг, но, конечно, при грамотном выборе поставщика услуг. Но так ли это на самом деле?

Аутсорсинг — спасение или как повезет?

В чем плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге и внутри компании? В каких ситуациях выгоднее одно, а в каких — другое?

Выстраивать бухгалтерию можно разными способами. Первый вариант — руководитель бизнеса ведет бухгалтерский учет самостоятельно. Очевидным плюсом такого способа является то, что не нужно платить зарплату бухгалтеру или вознаграждение аутсорсинговой организации, организовывать рабочее место, покупать оргтехнику. Однако успешно развивать свой бизнес и одновременно правильно вести бухгалтерский и налоговый учет практически невозможно. Поэтому такой вариант, по словам эксперта сервиса «Контур.Бухта» компании «СКБ Контур» Татьяны Евдокимовой, подходит только для небольших бизнесов и лишь на короткий срок.

Как говорит эксперт, нередко встречаются случаи, когда директор обращается в бухгалтерскую компанию после нескольких месяцев или даже лет самостоятельного ведения бухучета. «Две основные причины — у директора просто больше нет времени на бухучет, так как бизнес развивается, и ошибки, которые накопились за долгое время (в том числе и переплаты по налогам). Иногда встает вопрос о частичном восстановлении учета и сдаче уточненных деклараций. Поэтому если вы приняли решение вести бухгалтерский учет самостоятельно, то во избежание подобных рисков лучше получить разовую консультацию по ведению бухучета, а перед сдачей первой отчетности — проконсультироваться с профессиональным бухгалтером, который сможет проверить ваш учет, декларации, а при необходимости — укажет на ошибки», — предостерегает эксперт.

Второй вариант, который выделяет собеседница «КС», — сотрудничество с бухгалтером-фрилансером. Она признает, что такие услуги стоят дешевле, чем стоит бухгалтер в штате. Однако работая с бухгалтером-фрилансером без договора, бизнесмен очень сильно рискует: выполнение работы не в срок, необязательность, привычка уходить в отпуск без предупреждения и исчезать по личным делам — это реальные проблемы и причины, по которым некоторые предпочитают доверить учет бухгалтерской фирме. «К тому же бухгалтеры-фрилансеры могут после себя оставить «бомбы замедленного действия», испортив в отместку документацию или открыв коммерческую тайну», — считает Татьяна Евдокимова.

Третий вариант — наем штатного бухгалтера. «Он погружен в бизнес и, помимо ведения учета, может выполнять много дополнительных функций. Штатный бухгалтер всегда «под рукой», это позволяет оперативно получать информацию, составлять документы, решать неотложные проблемы», — отмечает Татьяна Евдокимова.

Однако принятие в штат собственного бухгалтера — дорогостоящее мероприятие: необходимо организовать рабочее место, платить заработную плату и взносы, заниматься повышением квалификации и профессиональным ростом, покупать бухгалтерскую программу. «Поэтому бухгалтера в штат, как правило, нанимают компании с внушительным документооборотом, в которых затраты на содержание этого бухгалтера окупаются за счет выполнения им большого количества задач. Кроме того, штатный бухгалтер небольшой фирмы не всегда проявляет инициативу в вопросах налоговой оптимизации. Наш вывод такой: для микропредприятий и тех, кто только начинает свой бизнес, наем бухгалтера в штат экономически нецелесообразен и для ведения бухгалтерского учета выгоднее привлечь аутсорсинговую организацию», — заключает собеседница «КС».

Впрочем, не все эксперты считают бухгалтерию на аутсорсинге безоблачным вариантом — например, по опыту генерального директора консалтингового агентства «Мастерпланс» Николая Журавлева, полагаться ни на бухгалтера на аутсорсинге, ни на бухгалтерскую компанию, ведущую ваши дела, нельзя: «В моей практике был случай, когда аудиторская фирма «выставила» нас на 300 тыс. рублей лишних налогов. Когда это обнаружилось, все, что мы от них получили, было «Ай-ай-ай, извините…».

По мнению операционного директора компании Acsour Дмитрия Карева, аутсорсинг можно, во-первых, порекомендовать тем, кто работает в нетиповых сферах с особенным бухучетом. Во-вторых, тем, у кого небольшой объем бизнеса и нет полной загрузки для главного бухгалтера. В-третьих, в ситуациях, когда компания планирует существенно менять объемы деятельности, как в большую, так и в меньшую сторону. И наконец, в-четвертых, тем компаниям, кто озабочен своими налоговыми рисками, чтобы иметь возможность переложить финансовые риски на компанию-поставщика.

В свою очередь, сравнивая плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге, генеральный директор и сооснователь сервиса онлайн-кредитования MoneyMan Борис Батин отмечает, что основной плюс для компании в бухгалтерии на аутсорсе — это более дешевая стоимость оказания услуг, а также то, что в случае болезни какого-то из сотрудников можно оперативно найти замену, и это не отразится на качестве оказания услуг, поскольку на аутсорсе всегда есть сотрудники, которые способны заменить отсутствующего человека. «Из минусов я бы отметил следующие: как показывает опыт, компании с мировым именем оказывают менее качественные услуги. Компании не хотят нести ответственность за свою работу. Не готовы принимать мгновенные решения, т. е. на месте намного проще принять оперативное решение по любым вопросам», — заключает Борис Батин.

Руководство к действию

Как же выстроить бухгалтерию начинающему предпринимателю и как развивать ее по мере роста бизнеса? Опрошенные «КС» эксперты дают пошаговую инструкцию. «В течение первых двух лет новым компаниям (теоретически) не грозят налоговые проверки, поэтому времени, чтобы отладить бухгалтерию, хватит. Бухгалтерия в первую очередь — это первичная документация. Помним правило: «Есть документ — есть проводка, нет документа — нет проводки». Поэтому сначала назначаем ответственного за сбор, систематизацию и хранение первичных документов. Обычно это секретарь, который вполне справится с этой задачей», — рассказывает Николай Журавлев.

Итак, начинаем вести бухгалтерию. «Мы советуем использовать для этого какой-нибудь онлайн-сервис, в котором будет готовиться первичная документация и попутно создаваться отчеты. Поручаем это также секретарю — работа простая, обучиться ничего не стоит. Если деятельность компании не слишком объемная, вы на упрощенке — так все и оставляем. Готовим отчеты в онлайн-сервисе (кстати, он про них своевременно напомнит)», — поясняет Николай Журавлев.

Если же деятельность активная, много операций и присутствует производство — начинаем работать с бухгалтером на аутсорсинге. «Для экономии берем частного бухгалтера, надо только убедиться в том, что он отработал несколько лет в крупной организации. Сотрудничество с ним строится так: ваш секретарь по-прежнему вводит в базу всю первичную документацию, а бухгалтер раскидывает операции на себестоимость продукции/услуг и готовит отчетность. Удобство онлайн-сервиса в том, что если дать бухгалтеру пароль, он сможет делать все это из дома, а это обойдется дешевле, чем его работа в вашем офисе», — расставляет акценты генеральный директор консалтингового агентства «Мастерпланс».

При этом помним, что полагаться ни на бухгалтера на аутсорсинге, ни на бухгалтерскую компанию, ведущую ваши дела, нельзя. «Поэтому когда обороты становятся значительными, берем на работу бухгалтера (или 10 бухгалтеров). Одна из важных задач, которую вы должны при этом решить, — это прогноз ожидаемых налоговых выплат в режиме реального времени, чтобы бухгалтеры не радовали вас в конце квартала внезапными открытиями: «О! А нам надо заплатить два миллиона рублей НДС…». Но это уже другая история, которая относится не только к бухгалтерии, но и к организации документооборота во всем предприятии», — резюмирует Николай Журавлев.

Рекомендации по выстраиванию бухгалтерии читателям «КС» дает и Дмитрий Карев: «Чтобы грамотно выстроить бухгалтерию в компании с самого начала, нужно хорошо представлять, какого размера будет ваш бизнес и как быстро он выйдет на заданные показатели. Это поможет понять, сколько людей требуется в финансовый отдел. По функциональному назначению можно выделить следующие участки: составление отчетности и главная книга, первичная документация (входящая и исходящая), расчет заработной платы, управленческая отчетность. В отдельный участок можно выделить кадровое делопроизводство, хотя это не бухгалтерская работа, но часто ее поручают бухгалтерам. Как правило, главный бухгалтер делает основную отчетность и управленческую, а остальные участки и документы ведут рядовые бухгалтеры», — отмечает Дмитрий Карев.

Как считает эксперт, первая трудность, с которой может столкнуться предприниматель, — определить, есть ли трудозатраты на полную занятость людей в бухгалтерии и сколько человек требуется. «Если у бухгалтера нет полной загрузки, то его работу будут разбавлять низкоквалифицированным трудом, а это с большой степенью вероятности будет демотивировать. С другой стороны, если бизнес растет, работы много, главный бухгалтер может требовать найма все новых бухгалтеров, но при этом непонятно, действительно ли бухгалтерия работает эффективно или она просто растет вширь», — заключает Дмитрий Карев.

Чтобы получить более объективную оценку масштаба бухгалтерской загрузки, эксперт рекомендует обратиться в аутсорсинговую компанию, посчитать объем работы и сравнить с вашими затратами на бухгалтерию. «Как правило, аутсорсинговые компании уделяют много внимания тому, чтобы выстроить все процессы наиболее эффективно, поэтому их оценка, сколько времени требуется на ведение вашего объема бухгалтерии, достаточно реалистична», — делится опытом собеседник «КС».

Также при формировании бухгалтерии Дмитрий Карев рекомендует обратить внимание на то, насколько легко можно найти хороших специалистов именно в вашей отрасли в вашем регионе. «Например, компании оптовой торговли найти сотрудников для собственной бухгалтерии будет несложно. Но если это компания в сфере ИТ или компания планирует применение налоговых льгот, работает над созданием объекта интеллектуальной собственности, то тогда нужно привлекать высококвалифицированных специалистов в этой сфере деятельности. Часто с этим возникают трудности, поэтому прибегают к аутсорсингу. И наконец, необходимо понимать, сколько времени вы готовы уделять финансовому отделу, развитию его персонала, готовы ли нести риски, связанные с недостаточно компетентным персоналом, есть ли у вас рабочее место в офисе для полной финансовой службы», — резюмирует Дмитрий Карев.

Свое видение того, как начинающему предпринимателю выстроить систему бухгалтерии, предлагает пользователь бухгалтерии на аутсорсинге, генеральный директор компании SMART PEOPLE Павел Георгиев. Чтобы решить все бухгалтерские вопросы с помощью аутсорсинговой компании, эксперт рекомендует в первую очередь самому изучить все основы, понять ключевые принципы и важные моменты, а затем выбрать компанию и установить свои требования. При этом обслуживающая компания должна быть в постоянном диалоге и предоставлять отчеты о проделанной работе, быть инициатором нужных действий и давать необходимую обратную связь.

Главным вопросом остается контроль эффективности: как понять, что обслуживающая компания делает то, что нужно, и так, как нужно? Павел Георгиев считает, что главные показатели — это нужные действия, совершенные в срок. «Проверить не всегда просто, если сам не все знаешь. Можно привлечь опытного бухгалтера на аудит. Главное — закрыть все вопросы по бухгалтерии и самому понимать, что было сделано».

О возможности привлечения стороннего аудитора говорит и Дмитрий Карев: «Компании на аутсорсе часто создают иллюзию эффективной работы. Для того чтобы проверить эффективность работы бухгалтерии, следует нанять инициативного сплошного аудитора, который сможет проверить все данные за один квартал. Все недочеты будут сразу выявлены».

Простой способ проверить бухгалтера предлагает эксперт сервиса «Контур.Бухгалтерия» компании «СКБ Контур» Валерия Достовалова: «Вы хотите проверить своего бухгалтера-аутсорсера? Попросите у него оборотно-сальдовую ведомость на определенное число. Обратите сразу же внимание: ни одна из строчек не должна быть отрицательной или светиться красным, в конце строчки «51» должна стоять цифра, совпадающая с остатком по вашему расчетному счету, в строке «80» — величина уставного капитала вашей организации».

Как говорит эксперт, если все отчеты сдаются вовремя, а налоги уплачиваются полностью и в срок, то писем из налоговой можно не ждать. «Если нарушение все-таки было, то налоговики обязательно пришлют весточку. Важно: налоговая отправляет все письма и уведомления на юридический адрес. Если компания сменила офис и письма до директора не доходят, то налоговая обязательно это у себя отметит и организует выездную проверку».

В заключение Валерия Достовалова напоминает о том, что бухгалтерский учет — это в том числе соблюдение правил обращения с деньгами: «Вне зависимости от того, кто будет заниматься учетом, важно помнить следующее: деньги, которые находятся на расчетном счете компании, принадлежат компании. Поэтому просто так снимать их «на личные нужды», даже если вы директор, нельзя. Если наличные средства нужны, к примеру, для закупки каких-то материалов, то нужно обязательно сохранять все чеки, а затем самостоятельно или при помощи бухгалтера оформить авансовый отчет».