В текущих экономических условиях вопросы эффективного управления складской логистикой получили особую актуальность для представителей сибирского бизнеса. Для каких компаний этот вопрос наиболее актуален, как подступиться к автоматизации логистики, на что обратить пристальное внимание, а также каких результатов ждать в итоге — в материале «КС».
Как подступиться к автоматизации логистики
Опрошенные «КС» эксперты и участники рынка констатируют, что с каждым годом у представителей бизнеса растет понимание того, что с помощью автоматизации можно повысить эффективность бизнес-процессов в логистике и создать некий задел конкурентоспособности на перспективу. Вместе с тем существует большой процент компаний, которые приходят к этому пониманию лишь тогда, когда у них появляются серьезные сложности.
«В этой ситуации можно провести аналогию с медициной. Вылечить простудное заболевание на начальной стадии достаточно просто и незатратно. Но практически никто не обращается к врачу при простуде. Лишь в тот момент, когда простудное заболевание дает серьезные осложнения, приходит понимание того, что необходимо было обратиться за помощью к медикам раньше. Практически аналогичная ситуация происходит и в сфере автоматизации», — рассказывает технический директор компании LogistiX Дмитрий Блинов. По его наблюдениям, компании начинают интересоваться рассматриваемыми вопросами только тогда, когда эффективность транспортной или складской логистики значительно снижена или находится в катастрофическом состоянии, а в этом случае размер инвестиций для исправления ситуации будет уже весьма и весьма существенным.
Говоря о том, что в первую очередь останавливает компании в вопросах автоматизации своих процессов, эксперты называют стоимость реализации проектов. «Представляя затраты, которые понесет организация, несведущий менеджмент начинает оттягивать процесс автоматизации до последнего, до того момента, когда состояние логистики в целом становится весьма плачевным. В итоге для того, чтобы преобразовать текущее состояние в эффективную логистику, уже требуются по-настоящему серьезные затраты», — сетует Дмитрий Блинов. В то же время он признает, что ситуация с каждым годом улучшается, все больше компаний понимают, что вовремя сделанные шаги в сторону автоматизации — зачастую самый доступный способ решить проблему.
Другим распространенным случаем является ситуация, когда у заказчика уже есть представление, что он хочет получить, но нет понимания, при помощи каких инструментов это можно реализовать. «Приходится доказывать и убеждать, приводя неоспоримые доводы по эффективности внедрения и его экономичности. Ведь автоматизация учета — это прежде всего затраты компании, а уже только после внедрения собственник ощущает экономию на затратах за счет повышения эффективности работы сотрудников. Но бывают и такие случаи, когда клиент, несмотря на все приведенные доводы, все же отказывается от внедрения, чаще всего по причине нехватки средств в бюджете или времени, чтобы вести проект со своей стороны», — признает руководитель филиала компании «Первый БИТ» в Новосибирске Юрий Ставецкий.
Впрочем, основной аргумент, который способен перекрыть вышеобозначенные факторы, — это экономия на затратах при автоматизации складской логистики. «Сейчас бизнесу стало понятно, что иметь высокотехнологичные системы транспортной и складской логистики, обеспечивающие реальное управление и контроль, выгодно. С каждым годом все больше компаний самостоятельно приходит к решению об автоматизации. Поэтому для заказчиков, которые стремятся получить максимум информации, мы проводим семинары и индивидуальные встречи», — делится наработками директор по развитию бизнеса в Западной Сибири компании Softline Павел Баруткин.
Кто автоматизирует?
По словам участников рынка, сейчас основной интерес к автоматизации логистики наблюдают со стороны производственных компаний, пищевой промышленности, а также организаций, занимающихся металлообработкой и коммерческой грузопереработкой (3PL–операторы). Об этом, в частности, говорят в компании LogistiX.
В свою очередь в новосибирском филиале компании «Первый БИТ» отмечают, что в большинстве своем речь идет о транспортных компаниях с распределенной структурой и численностью до 150 человек. Хотя, по словам Юрия Ставецкого, встречаются и совсем небольшие организации, работающие на локальном рынке (в пределах города), с численностью до 20 человек. В целом же размер компании не всегда имеет значение. Ведь и небольшая организация может иметь большие доходы, сравнимые с крупными компаниями от 500 человек в штате. Поэтому и к решениям по автоматизации логистики прибегают как небольшие интернет-магазины, специализирующихся на продаже одежды, пиццерии, так и большие холдинги по производству и доставке продуктов питания, хлебобулочных изделий, молочной продукции, автозапчастей, обладающих разветвленной филиальной сетью, мусороуборочное предприятия, бетонные заводы, и т. д.
С чего начать
Если компания решила провести автоматизацию, участники рынка рекомендуют начинать с самого простого — с проведения аудита. Он позволит понять, в каком состоянии находятся процессы, какие имеются проблемы и что можно улучшить. «Как правило, работая в ежедневной рутине на крупном предприятии, менеджмент перестает замечать некоторые недочеты системы, т. к. «глаз замылен», а, увидев возможности программы оптимизации, воодушевляется на проект. Обследование крупного промышленного предприятия занимает 1,5–2 месяца. На подготовительном этапе необходимо разработать внутренний устав проекта, план работ, провести анализ процессов, определить основные идеи оптимизации, оформить их в виде концепции преобразований», — поясняет управляющий партнер консалтинговой компании «А ДАН ДЗО» Александр Портнов. «На основе полученной информации можно сделать определенные выводы и уже приступать к процессам выбора решений для реализации проекта», — добавляет Дмитрий Блинов.
Безусловно, важным при принятии решения об автоматизации является налаживание работы профильных отделов, включая транспортную и складскую логистику, причем главное добиться того, чтобы они работали сообща. «Бывают фантастические случаи, когда, например, на склад приходят несколько автомашин с различными грузами без своевременного уведомления отдела складской логистики. В итоге на складе просто недостаточно ресурсов для обработки пришедшей продукции. При этом автоматизация такого склада, когда внутренние коммуникации между отделами не налажены, приведет к тому, что компания попросту получит автоматизированный хаос», — ужасается Дмитрий Блинов.
Исходя из этого, по его словам, целесообразно начинать с разработки сквозных бизнес-процессов, которые описывали бы не работу конкретного подразделения или отдела, а достижение заданного результата. Это будет первый серьезный шаг на пути к эффективной совместной работе множества сотрудников. «Как пример, собирать заказы на складе гораздо проще, если знаешь, в каких рейсах они поедут — это дает возможность производить комплексный набор и сократить трудозатраты в несколько раз», — поясняет собеседник «КС».
Этапы
Резюмируя рекомендации экспертов, стоит выделить несколько ключевых этапов процесса реализации проекта по автоматизации. Итак, в первую очередь проводится обследование бизнес-процессов заказчика. Задача этапа — выяснить основные цели и результаты автоматизации, определить ключевые бизнес-процессы. Кроме того, сам заказчик описывает свои проблемы и потребности, а также результат, который он хотел бы получить от автоматизации. На базе этих данных специалисты разработчика-интегратора пишут техническое задание и готовят систему с учетом описанных потребностей. Далее осуществляется обучение технического персонала клиента для поддержки решения, ключевых пользователей и линейного персонала. После этого происходит процесс внедрения настроенного решения, сопровождения и опытная эксплуатация системы автоматизации. На данном этапе могут вноситься какие-либо корректировки, система может дорабатываться под требования заказчика. Завершающим этапом является запуск решения в промышленную эксплуатацию и обучение персонала для работы с ней.
При этом Юрий Ставецкий исходя из опыта добавляет, что сначала крайне важно собрать команду, организовать ознакомительную встречу, закрепить за всеми ответственность на каждом этапе, согласовать все пункты договоров, чтобы в дальнейшем не возникло разногласий и не было недовольств ни с одной из сторон. По словам эксперта, лишь полная отдача с обеих сторон может привести к благоприятному завершению проекта и дальнейшему сотрудничеству в других направлениях.
Участники рынка уверяют, что каких-либо ограничений в процессе автоматизации складской логистики нет, если речь идет об адаптируемых продуктах. «Многообразие складских и транспортных систем и индивидуальный подход к задачам заказчика позволяет автоматизировать деятельность предприятия любого масштаба, с любыми бизнес-потребностями», — считает Павел Баруткин. Таким образом, главное — наличие процессов, которые необходимо автоматизировать. «Например, для автоматизации учета необходимо, чтобы был сам учет, т. е. чтобы он существовал физически, хотя бы «на бумаге» и в головах сотрудников. В целом же можно постоянно внедрять новые технологии, которые лишь развивают компанию и выдвигают ее в лидеры», — поясняет Юрия Ставецкий.
Экономическое обоснование
Важным вопросом для заказчика является обоснование целесообразности автоматизации логистики. По мнению Юрия Ставецкого, эффективность можно понять в нескольких случаях. Во-первых, если компания несет серьезные затраты при организации документооборота, расчете маршрутов и построении логистических схем движения транспортных средств, существует проблема пропажи грузов или «путаница» при отправке и приемке. Во-вторых, если, проводя специальные аудиты собственных складских помещений, компания получает весьма неутешительные результаты — бюджеты на содержание склада во много раз превышают точку эффективности, являются просто «черной дырой», куда бесконтрольно и безрезультатно уходят деньги, — то внедрение наверняка будет экономически эффективным. Помимо этого, автоматизация транспортного и складского учета поможет снизить временные затраты на расчет маршрута и подготовку сопроводительной документации.
В Softline в качестве критериев целесообразности автоматизации называют сокращение затрат на обработку товаров на складах, автоматизацию подбора по срокам годности, обеспечение контроля деятельности персонала на складе, оперативный мониторинг складских и графическое отображение структуры склада, увеличение производительности труда сотрудников, снижение транспортных и складских издержек, оптимальную утилизацию транспортных средств, сокращение времени обучения нового операционного персонала, повышение прозрачности и контроль бизнес-процессов.
Еще одним инструментом анализа могут являться кейсы ближайших конкурентов, которые с помощью автоматизации логистики достигли тех или иных результатов.
Впрочем, интересно, что некоторые участники рынка считают, что на расчет показателей эффективности не стоит ориентироваться. «Такой расчет не всегда корректен. Любой квалифицированный специалист в области финансов при необходимости может подвести расчеты к требуемому результату, зная его изначально. И это касается не только области систем автоматизации в логистике», — уверяет Дмитрий Блинов.
Дело в том, что в ходе проекта с абсолютной точностью оценить некоторые вещи попросту невозможно. Всегда есть факторы, которые остаются «за кадром». «Что касается, например, автоматизации склада, то можно сделать условную модель окупаемости, но даже для этого необходимо очень хорошо представлять технологию грузопереработки и те показатели эффективности, которые мы получим при внедрении WMS», — поясняет собеседник «КС».
По данным LogistiX, сроки окупаемости решений составляют от четырех месяцев до двух лет.
При этом комплексная автоматизация может быть и постепенной, и одномоментной. Если автоматизировать все процессы сразу, то это может быть очень ресурсозатратным для любой компании. Постепенная автоматизация позволяет реализовать процессы с меньшими издержками, и плавно адаптироваться к каждому нововведению. Это очень большое преимущество. «На мой взгляд, гораздо доступнее и эффективнее проводить постоянные «профилактические обследования» и аудиты, которые позволят своевременно обнаружить сложности в логистических процессах и быстро их решить за счет постепенной, но комплексной и последовательной автоматизации процессов», — считает Дмитрий Блинов. Также следует понимать, что постепенная автоматизация тоже не всегда уместна. В случаях, например, когда все процессы на складе неэффективны, а руководитель планирует внедрение только технологии адресного хранения, конечно, этого будет уже недостаточно.
Если речь идет о развивающейся компании, которая понимает, что надо с чего-то начать, то в этом случае постепенная автоматизация будет весьма кстати. Так, по мнению экспертов, можно начать с автоматизации отдельных процессов, например, внедрить адресное хранение, автоматическую идентификацию и прочее, то есть плавно развиваться, вместо того чтобы одномоментно затрачивать большие инвестиции в масштабную автоматизацию.
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
МАРИНА ГУЛЯЕВА,
генеральный директор сибирского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»:
— Оптимизация управления запасами — одно из ключевых направлений повышения результативности для компаний в ритейле, дистрибуции, для производственных бизнесов. Типичными проблемами в этой области являются низкая оборачиваемость запасов, перекосы в ассортименте. Часто бывает так, что высокооборачиваемый и востребованный клиентами товар «выпадает», а неликвидный — загромождает складские полки. Кроме того, персонал, который занимается управлением запасами, как правило, перегружен и часто, не имея разработанной и внедренной технологии управления, изобретает свои «методики», не всегда работающие на достижение интегральных целей бизнеса.
В компаниях часто отсутствуют методология и инструменты, позволяющие централизованно управлять потоками информации, товаров и денег.
Поэтому, как правило, компании обращаются за решением двух связанных между собой задач: за оптимизацией избыточных запасов, которая в свою очередь приводит к высвобождению оборотных средств и минимизации упущенных продаж (за счет управления ассортиментом) и эффекту в виде дополнительной прибыли.
WPBuild.Ru